ここ数年でリモートワークという新しい働き方が急速に広がった。
Zoom等のWeb会議ツールを利用したオンライン会議がビジネスシーンに浸透する等、会議やミーティングもニューノーマルの時代に突入した。
会議が進化している今、あなたの会社では有意義な会議を行えているだろうか？
新しい時代の会議の存在意義や、課題解決に繋がるヒントが見つかるかもしれない1冊を紹介する。
目次
こんな人におすすめ！
- 会議が多くて困っている人
- 良い会議資料の作り方が分からない人
- 会議やミーティングに参加する全てのビジネスパーソン
あらすじ・内容紹介
書籍や日用品、家電と、ありとあらゆるものがオンライン上で購入出来る世界最大のネット総合通販会社Amazonでの買い物は、スーパーでの買い物と何ら遜色がないほど我々の生活に溶け込んでいる。
Amazonと言えば、米国の主要IT企業「GAFA」の1社でもある。
ネット通販だけに止まらず、有料会員制サービス「Amazonプライム」、電子書籍の読み放題サブスクリプションサービス「Kindle Unlimited」や、実店舗型の無人コンビニ「Amazon Go」等の様々なサービスを展開・挑戦し続けている。
その裏側として、毎日世界中で無数の会議が開催されているが、無駄な会議は開かず、分かりやすい資料作りが徹底されている。
会議にも強い拘りがあり、独創的なAmazonではどのような会議が行われているのか？
Amazonの会議をテーマとした1冊。
『amazonのすごい会議』の感想・特徴
その会議は本当に必要なのか精査する
会議やミーティングを主催する中で、思うように伝わらない…そんな悩みを抱えている時に、「何か良い方法はないか・・・」と、手がかりを求め、本書を手に取った。
Amazonで行われている会議の種類や進行等が詳しく紹介されている本書。
率直な感想として、平社員である私には会社全体の会議改革を主導する力は無く、書かれていること全てを実践するのは難しい。
しかし、著者は「全ての会社がAmazon方式の会議に切り替えるべき、Amazonの会議がビジネスのスタンダードだ！」と伝えたいのではない。
本書を読んで「我が社の会議のやり方を変えよう」と考える前に、特に「情報伝達会議」については、そもそもあの会議は必要なのだろうか」と考えることが、とても大切なことです。
後述するが、Amazonの会議ではパワーポイント資料禁止が原則である。
箇条書きの資料が禁止され、正確な文章で書かれた資料提出がマストとなるが、それは資料作成者の文章力が問われる。
Amazonの採用活動では文章力のチェックを行い、一定の水準を担保しているようだが、それに倣い、パワーポイント禁止を導入できる会社はどれくらいあるだろうか。
まずは、無駄な会議を減らすことがスタート地点。
会議には開催する意味のあるものと、そうでないものが存在する。
自分の勤める会社にはどんな会議が存在していて、そのうち開く必要性のない会議はどれなのかをピックアップすることから始めてみよう。
会社全体でともなれば、上層部の人間でないと実態が分からないことも多く、実効性に乏しくなってしまう。
しかし、最小単位である自分の主催する会議を見つめ直すことくらいは今直ぐにでも出来る。
会議の在り方等に疑問を感じているのであれば、自分自身の主催する会議やミーティングに開催意義はあるのか？
そこから問い直してみるのが良さそうだ。
精査の参考までに、良い会議とそうでない会議の一例を紹介する。
①良い会議の一例
1.ワン・オン・ワン（1対1）ミーティング
直属の上司と部下1対1で、業務に関する事やプライベートの事等を話す場。
参加者が２人だけなので、密度の濃いコミュニケーションが取れる等メリットが多い。
逆にもっと増やした方が良い会議として位置づけられ、Amazonでも頻繁に開催されている会議だ。
2.目標が明確な会議
参加者全員が会議での目標を認識していないと、グダグダとした会議になってしまう。
会議の招集時、どのようなことを決めたい・話したいと伝えておくと良い。
②廃止・規模縮小の余地がある会議の一例
1.メール連絡で済む内容を会議形式で開催している
既に決定した事項を共有するためだけに大勢を招集し、会議を開いているのであれば、その会議は廃止し、メール伝達等に切り替えた方が良い。
2.出席しなくても良い人まで参加している
会議の参加者を選出する際、誰を呼ぶのか。
業務に関係する全員を招集すると、人数も増え、会議の進行もしにくくなる。
メインの担当者とその上司だけ参加してもらう、絶対に参加してほしい人と任意参加でOKの人に区分けする等、参加人数を減らすことを検討してみると良い。
パワーポイント禁止に隠された本当の意味
「Amazonの会議資料ではパワーポイント禁止！」こんなネットニュースや噂話を聞いたことはないだろうか。
実はこれ、本当の話なのだ。
パワーポイントと言えば、箇条書きで完結に分かりやすい資料を誰でも手軽に作れる標準ツールであり、資料作成アイテムのスタンダード。
この話をはじめて聞いたとき、率直にえっ？じゃあ、資料作成どうするの？
そんな風に感じたビジネスマンが大半ではないだろうか。
かく言う私もその１人だった。
良い資料とは「誰でも」「いつでも」「正しくわかる」資料
パワーポイント禁止というワードがひとり歩きしている印象が強いが、なぜAmazonがパワーポイントや箇条書き資料を禁止しているのか。
その真意を知れば納得がいく。
Amazonの様に急成長を遂げる巨大組織では、正確な意思疎通が必要不可欠であるが、
- 受け捉え方等によって解釈の違いが生じやすい
- 資料を見返したときに内容を思い出せない
- 資料のクオリティが低い（内容が薄い/辻褄が合わない）
特に２番目に挙げた「内容を思い出せない」は、誰しも１度は経験したことがある会議あるあるだろう。
これらの原因により生じた小さなズレによって、目指すべきゴールが変わってしまうのを防ぐため、Amazonでは正しい文章を書くことで、情報の正確性を担保している。
この場合の資料はこんな感じのフォーマットを使用する等、複数のテンプレートが紹介されているのだが、それらのフォーマットは、著者が使用しているものに過ぎず、Amazonの定型書式は存在しないというのも驚きだ。
アマゾンは基本的に、定型フォーマットを作りたがらない会社だと思います。
個々人がきちんと考え、判断することが重要
Amazonでは、役職等に関係なく全員がリーダーであるという考えがあり、OLP（Our Leadership Principles）14ヵ条と呼ばれる信条があるのをご存知だろうか。
本書でも、OLPの一部と共に会議のルールが紹介されているのだが、全体的に「考えること」が要求されている事項がとても多い。
OLPの2番目にあたる「Ownership」（オーナーシップ）では、個人がそれぞれ経営者であるような視点を持つことが求められる。
「会議を進めるときには経営者であるかのように考えて判断してほしい」「会議に出席する人も、リードしてくれる人がいるからと受け身になって任せきりにするのではなく、オーナーと同じ考え方で物事を推進しようという思いを持ってほしい」
という意味が込められており、著者自身も14ヵ条のうちどれかを採用しようと考えるのであれば、まずはオーナーシップをと推奨している項目でもある。
13番目に挙げられる「Have Backbone; Disagree and Commit」は、しっかりとした考えを持ち、反論があれば会議の場で異を唱えること。一度同意したらコミットすること。という訳になる。
Amazonの会議では、反対の意見を持つ場合、その場で意見を述べなければならないルールがある。
その場で何も言わなかったにもかかわらず、後から結果を見て「やっぱり失敗したじゃないか」などと言うのは後出しじゃんけんで反則です。
万が一問題が起こったときにも「だから嫌だったのだ」と文句を垂れることはアマゾンでは御法度です。会議で同意した全員が、責任をもって対応しなくてはなりません。
日本は他国に比べ、同調圧力が強い国とされているが、嫌われることを恐れたり、自分に自信がないことの表れだとも考えられている。
Amazonのように各々が経営者として物事の判断をするようになれば、主体性や責任感も生まれ、より深く考えてから判断するようになるだろう。
理念として落とし込み、習慣化させることで全社員に浸透させているのも凄い。
ここまで徹底されていれば、必然的に会議の密度も非常に濃厚になりそうだ。
まとめ
他社の会議ルールを知るのは、意外と面白い発見やヒントがあると知れた。
ここでは紹介しきれなかったが、会議の最初の15分は黙読の時間を設ける等、最初から最後までAmazon色全開のとても濃い内容であった。
独特な会議の手法にはそれぞれ意味があり、ベゾス氏の無駄を嫌い、徹底的に無くす姿勢が伺える。
実行するにはハードルが高いが、例えば資料作成時に意識するポイント等、すぐに真似できそうなことも多く紹介されているので、参考にし、もっとシームレスな会議を実現させたいところだ。
この記事を読んだあなたにおすすめ！
『ONE PIECE』疫災のクイーンは本当に“上司の鑑”？ ビジネスマンがクイーンの上司力を徹底ジャッジ！
橋環主演映画も話題の『小説の神様』をビジネスマンが読むと… 売れっ子小説家の喝がグサッと刺さる！
書き手にコメントを届ける